К списку
Как оборудовать склад в магазине автозапчастей
21
августа
2002
Когда-то давным-давно по городам ходили люди, которые носили на плечах специальный короб, своеобразный склад мобильный. А в коробе-то разные товары лежали, причет такие, что народу действительно нужны были. Умели эти люди так ассортимент свой составить, что никто из клиентов в обиде не оставался. К сожалению, исчезли они давно, да и не нужны они сейчас. Но умение подобрать состав товара вполне могли бы пригодиться современному автосервису.
Сразу оговоримся: здесь мы не будем рассматривать ситуацию, когда вопрос обеспечения запчастями сродни спасению утопающих - "делу самих утопающих". Такое, как известно, очень распространено среди небольших автомастерских, особенно тех, что, специализируются на ремонте отечественных автомобилей. Действительно, зачем морочить себе голову, нанимать специально обученного человека, тратиться на оборудование специального помещения, замораживать некие средства, да и наживать головную боль с гарантией на качество этих самых запчастей. Проще всего сказать клиенту, какие запчасти нужны для ремонта, и пусть сам их покупает. Конечно, это способ организации автосервиса, но крайне невыгодный. Ведь клиент любит, чтобы ему все на тарелочке преподнесли.
Поэтому надо, чтобы был и склад, и отдел запчастей. Но с чего же начать?
На сегодняшний день существует различное программное обеспечение: от бухгалтерских программ "1C" или "1C Рарус" до специализированных программ для автосалонов, магазинов и автосервисов.
Основной недостаток бухгалтерских программ "1C" или "1C Рарус" - его собственная высокая стоимость и стоимость технической поддержки. Если на техническом центре нет своего системного администратора, который своевременно может исправить и отладить программу, то из-за каждого сбоя придется обращаться к фирме-разработчику. А это потерянное время и, соответственно, деньги.
Некоторые фирмы занимаются разработками собственного продукта. Это вроде бы удобно, так как обеспечивает известную независимость от "посторонних". Однако оборотной стороной - является необходимость содержать собственный штат программистов, значит - дополнительные расходы. Очень важно, чтобы выбранный программный продукт имел возможности для апгрейда, иначе через пару-тройку лет он просто устареет, и вперед - на новые расходы.
Помимо вышеперечисленного, отдел запчастей должен быть обеспечен необходимой документацией и каталогами запчастей. Это одна из главных проблем, если же фирма - официальный дилер какого-либо автозавода, то завод обязан предоставить документацию либо по контракту, либо за деньги, все зависит от того, как составлен контракт. А вот маленьким фирмам приходится похуже - им самим надо искать, закупать, добывать любыми путями документацию и каталоги запчастей.
Решить эту проблему помогут специализированная система "Автокаталог", которая является аналогом бумажных каталогов, но в электронном виде. Конечно, такая система стоит дороже, чем бумажный каталог, но затраченные на это деньги впоследствии принесут только прибыль. Кроме того, электронный каталог поможет избежать проблемы определения точного идентификационного номера, что очень важно при формировании номенклатуры склада. Без точных данных о детали невозможен заказ, невозможна выдача необходимой детали в технический центр, а также розничная продажа. Зачем клиенту деталь, которая не подходит к его машине?
Этап приходования запчастей крайне важен, потому что от того, насколько правильно проведена эта операция, зависит вся дальнейшая работа с номенклатурой. Для избежания ошибок данный процесс лучше всего заносить в базу данных. В таком случае Вы всегда сможете быстро найти интересующую вас информацию, а также сделать анализ по приходу за определенный период. Поможет вам в этом система "Учет товаров и анализ объемов продаж", которая позволяет вести не только учет запчастей, но и проводить анализ по продажам за определенный период, а также создавать необходимые бухгалтерские документы. Итак, мы оприходовали деталь. Теперь их надо разложить на полках и стеллажах, придерживаясь ряда незыблемых принципов. Во-первых, товар должен размещаться на складе по адресному хранению, что существенно упрощает поиск. Во-вторых, все "железо" должно быть разбито по группам, которые лежат отдельно, например:
Конечно принцип это хорошо, но не всегда ему следуешь и получается, что детали лежат везде, но не там где нужно. Поэтому очень важно куда-то записывать место, где лежит та или иная деталь. Например, система "Автопредприятие" позволяет виртуально создавать стеллажи, вертикальные секции, полки и ячейки. Создав такой виртуальный склад, в реальности вы сможете быстро найти нужную вам деталь.
Детали выдаются со склада по расходным накладным в отдел розничной и оптовой продаж, а также по ранее размещенным заказам в этих отделах.
Выдача запчастей в технический центр производится на основании наряд-заказа для каждого конкретного автомобиля, находящегося в данный момент на ремонте. Для автосалона детали поступают на основании карточки доукомплектации или других документов, разработанных непосредственно в конкретной фирме, потому как единой формы документооборота не существует.
Нужно предусмотреть возможность возврата клиентом детали. В этом случае деталь должна вернуться по приходной накладной на основании расходного документа. Делается так для того, чтобы количество деталей на складе, числящихся по базе данных, соответствовало фактическому. Немного сложнее обстоит дело с гарантийными деталями, их реализация ведется не только на основании наряд-заказа, но и еще на основании гарантийной заявки. Все эти документы в обязательном порядке должны отображаться в базе данных для ведения учета, например в системе "Автопредприятие".
Одной из крупных проблем жизнедеятельности склада является задача подбора номенклатуры и скорость оборачиваемости склада.
Для успешной и прибыльной деятельности техническим центрам нужно стремиться к ускорению оборачиваемости складских запасов. Сделать это можно на основе проведения аналитической работы за год, месяц, неделю. То есть нужно постоянно делать сверку, сколько и какого наименования было продано за текущий период.
В общем, сложное и хлопотное это дело - собственный склад запчастей. У него есть свои плюсы и минусы. Преимущество наличия собственного склада состоит в том, что фирма сама в состоянии обеспечить клиента всем необходимым, вовремя произвести ремонт, не прибегая к условиям сторонних фирм. При этом она сама зарабатывает немалые деньги на торговле запасными частями, а ведь если брать на стороне, то практически вся прибыль будет утеряна. В то же время наличие хорошего склада подразумевает немалые капиталовложения. В любом случае, организовывать склад или нет решать ВАМ.
Сразу оговоримся: здесь мы не будем рассматривать ситуацию, когда вопрос обеспечения запчастями сродни спасению утопающих - "делу самих утопающих". Такое, как известно, очень распространено среди небольших автомастерских, особенно тех, что, специализируются на ремонте отечественных автомобилей. Действительно, зачем морочить себе голову, нанимать специально обученного человека, тратиться на оборудование специального помещения, замораживать некие средства, да и наживать головную боль с гарантией на качество этих самых запчастей. Проще всего сказать клиенту, какие запчасти нужны для ремонта, и пусть сам их покупает. Конечно, это способ организации автосервиса, но крайне невыгодный. Ведь клиент любит, чтобы ему все на тарелочке преподнесли.
Поэтому надо, чтобы был и склад, и отдел запчастей. Но с чего же начать?
ОБОРУДУЕМ СКЛАД
Конечно же, с системного обеспечения. Потому что без него невозможно сделать практически ни одного шага. Для создания и ведения базы данных - а без нее сегодня совершенно немыслима нормальная работа с большой номенклатурой запчастей - необходимо оснастить склад и соответствующий отдел компьютерной техникой. Не будете же вы вести учет через бумажную картотеку?На сегодняшний день существует различное программное обеспечение: от бухгалтерских программ "1C" или "1C Рарус" до специализированных программ для автосалонов, магазинов и автосервисов.
Основной недостаток бухгалтерских программ "1C" или "1C Рарус" - его собственная высокая стоимость и стоимость технической поддержки. Если на техническом центре нет своего системного администратора, который своевременно может исправить и отладить программу, то из-за каждого сбоя придется обращаться к фирме-разработчику. А это потерянное время и, соответственно, деньги.
Некоторые фирмы занимаются разработками собственного продукта. Это вроде бы удобно, так как обеспечивает известную независимость от "посторонних". Однако оборотной стороной - является необходимость содержать собственный штат программистов, значит - дополнительные расходы. Очень важно, чтобы выбранный программный продукт имел возможности для апгрейда, иначе через пару-тройку лет он просто устареет, и вперед - на новые расходы.
Помимо вышеперечисленного, отдел запчастей должен быть обеспечен необходимой документацией и каталогами запчастей. Это одна из главных проблем, если же фирма - официальный дилер какого-либо автозавода, то завод обязан предоставить документацию либо по контракту, либо за деньги, все зависит от того, как составлен контракт. А вот маленьким фирмам приходится похуже - им самим надо искать, закупать, добывать любыми путями документацию и каталоги запчастей.
Решить эту проблему помогут специализированная система "Автокаталог", которая является аналогом бумажных каталогов, но в электронном виде. Конечно, такая система стоит дороже, чем бумажный каталог, но затраченные на это деньги впоследствии принесут только прибыль. Кроме того, электронный каталог поможет избежать проблемы определения точного идентификационного номера, что очень важно при формировании номенклатуры склада. Без точных данных о детали невозможен заказ, невозможна выдача необходимой детали в технический центр, а также розничная продажа. Зачем клиенту деталь, которая не подходит к его машине?
НАПОЛНЯЕМ ТОВАРОМ
Первая проблема, с которой придется столкнуться при заполнении склада, - приходование поступающих деталей и запчастей. Поступившие детали должны быть правильно оприходованы. То есть незамедлительно занесены в базу данных с отметкой о закупочной и розничной стоимости, русским, если речь идет об импортных деталях, наименованием и в соответствии с каталожными номерами. Если вам приходится работать с так называемыми "оригинальными" и "неоригинальными" деталями, то необходимо вести отдельный учет неоригинальных деталей, так как понятно, что их спецификация отличается от той, которая указана в "фирменных" каталогах производителей. При этом скорее потребуется озаботиться созданием "таблицы соответствия", если таковой не существует.Этап приходования запчастей крайне важен, потому что от того, насколько правильно проведена эта операция, зависит вся дальнейшая работа с номенклатурой. Для избежания ошибок данный процесс лучше всего заносить в базу данных. В таком случае Вы всегда сможете быстро найти интересующую вас информацию, а также сделать анализ по приходу за определенный период. Поможет вам в этом система "Учет товаров и анализ объемов продаж", которая позволяет вести не только учет запчастей, но и проводить анализ по продажам за определенный период, а также создавать необходимые бухгалтерские документы. Итак, мы оприходовали деталь. Теперь их надо разложить на полках и стеллажах, придерживаясь ряда незыблемых принципов. Во-первых, товар должен размещаться на складе по адресному хранению, что существенно упрощает поиск. Во-вторых, все "железо" должно быть разбито по группам, которые лежат отдельно, например:
- Детали передней подвески - стеллаж №1, полка №1;
- Детали тормозной системы - стеллаж №1, полка №2 и т.д.;
- Расходные материалы - стеллаж №2, полка №1-3 и т.д.;
- Кузовные элементы - стеллаж №3;
- Неоригинальные детали должны храниться в отдельном месте, так же, как и были оприходованы, это должно исключить путаницу на складе;
- Детали, пользующиеся повышенным спросом - такие, как фильтры, свечи, тормозные колодки, приводные ремни, - лучше разместить как можно ближе к зоне их выдачи, это значительно сэкономит как время работника технического центра, склада, так и время клиента.
Конечно принцип это хорошо, но не всегда ему следуешь и получается, что детали лежат везде, но не там где нужно. Поэтому очень важно куда-то записывать место, где лежит та или иная деталь. Например, система "Автопредприятие" позволяет виртуально создавать стеллажи, вертикальные секции, полки и ячейки. Создав такой виртуальный склад, в реальности вы сможете быстро найти нужную вам деталь.
УЧЕТ И КОНТРОЛЬ
Итак, мы создали склад и наполнили нужным товаром. И двинулись в путь. Теперь начинается самое сложное - товар приходит и уходит, причем разными путями: в техцентр для ремонта, в розничную продажу (если таковая практика имеется), на закрытие гарантийных претензий, если у вас есть еще и автосалон. Все течет, все изменяется, и, следовательно, необходимо постоянное пополнение номенклатуры, учет, как говорил классик одного незабываемого учения, и контроль. В крупных автосервисах движение запасных частей и комплектующих условно можно разделить на четыре основных направления. Наиболее оптимальная схема работы примерно такова.Детали выдаются со склада по расходным накладным в отдел розничной и оптовой продаж, а также по ранее размещенным заказам в этих отделах.
Выдача запчастей в технический центр производится на основании наряд-заказа для каждого конкретного автомобиля, находящегося в данный момент на ремонте. Для автосалона детали поступают на основании карточки доукомплектации или других документов, разработанных непосредственно в конкретной фирме, потому как единой формы документооборота не существует.
Нужно предусмотреть возможность возврата клиентом детали. В этом случае деталь должна вернуться по приходной накладной на основании расходного документа. Делается так для того, чтобы количество деталей на складе, числящихся по базе данных, соответствовало фактическому. Немного сложнее обстоит дело с гарантийными деталями, их реализация ведется не только на основании наряд-заказа, но и еще на основании гарантийной заявки. Все эти документы в обязательном порядке должны отображаться в базе данных для ведения учета, например в системе "Автопредприятие".
Одной из крупных проблем жизнедеятельности склада является задача подбора номенклатуры и скорость оборачиваемости склада.
Для успешной и прибыльной деятельности техническим центрам нужно стремиться к ускорению оборачиваемости складских запасов. Сделать это можно на основе проведения аналитической работы за год, месяц, неделю. То есть нужно постоянно делать сверку, сколько и какого наименования было продано за текущий период.
В общем, сложное и хлопотное это дело - собственный склад запчастей. У него есть свои плюсы и минусы. Преимущество наличия собственного склада состоит в том, что фирма сама в состоянии обеспечить клиента всем необходимым, вовремя произвести ремонт, не прибегая к условиям сторонних фирм. При этом она сама зарабатывает немалые деньги на торговле запасными частями, а ведь если брать на стороне, то практически вся прибыль будет утеряна. В то же время наличие хорошего склада подразумевает немалые капиталовложения. В любом случае, организовывать склад или нет решать ВАМ.
